こまもろうシステムの使い方【事業者向け】認定後の手続きと管理
moanaoffice_wp
こども性暴力防止法（日本版DBS）の認定を受けたら、こまもろうシステムで従事者の犯罪事実確認を進めます。
前回は、認定申請の入力手順を紹介しました。第3回の今回は、マニュアル素案に沿って、認定を受けたあとの操作と、確認書の管理のルールを整理します。
なお、マニュアル素案は令和8年8月25日時点の内容で、施行までに変更される場合があります。実際の手続きでは、こども家庭庁の最新の情報をご確認ください。
認定後にやることと、確認の期限
認定を受けたあとの主な流れは、次のとおりです。
1．対象となる従事者をシステムに登録する（従事者インデックス登録）
2．従事者がアカウントを作り、戸籍などの情報を登録する
3．事業者が犯罪事実確認書の交付を申請し、確認書を受け取る
4．認定時現職者の確認が終わったら、完了の届出をする
確認の期限は、新しく従事する方は従事を始める日まで、認定時現職者は認定日から1年を経過する日までです。
再確認は、確認日の翌日から5年を経過する日が属する年度の末日までに行います。
現職者の確認の期限の考え方は、「日本版DBS施行時現職者とは？確認期限と経過措置【事業者向け】」で解説しています。標準的な処理期間は、日本国籍の方で2週間〜1か月、外国籍の方で1〜2か月です。
日本版DBS施行時現職者とは？確認期限と経過措置【事業者向け】
日本版DBSの施行時現職者とは、施行日時点で対象業務に従事している（または内定している）スタッフのことです。認定時現職者との違い、犯罪事実確認の期限（3年以内・1年…
補助金申請・外国人採用・日本版DBS対応｜横浜の行政書士モアナ法務事務所
従事者インデックス登録の操作
どの従事者が確認の対象になるかの考え方は、「【2026年施行】こども性暴力防止法（日本版DBS）とは？学習塾が最初にやるべき3つの対応を行政書士が解説」で紹介しています。
対象者が決まったら、メニューの「従事者管理」から「紐付け依頼管理」を開き、「個別登録」か「一括登録」を選びます。
個別登録では、従事者のメールアドレス、氏名、認定時現職者かどうか、事業名と事業所名を入力します。
新卒採用などで勤務先が決まっていない場合は、事業所を選ばずに登録し、決まってから更新します。
【2026年施行】こども性暴力防止法（日本版DBS）とは？学習塾が最初にやるべき3つの対応を行政書士が解説
学習塾の日本版DBS（こども性暴力防止法）対応、何から始めればいいか迷っていませんか。横浜の行政書士が、認定対象の確認・対象スタッフの整理・安全管理措置と就業規則…
人数が多い場合は、一括登録用のファイルをダウンロードして記入し、アップロードします。素案では、施行前から対象者を整理しておき、このファイルに転記する方法も勧められています。
登録したメールアドレスには、アカウント登録を依頼するメールが送られます。従事者がアカウントを作ると「紐付け」が完了し、紐付け依頼管理の画面で状況を確認できます。
登録依頼のリンクは7日間しか使えないため、従事者には事前に知らせておきましょう。従事者側の手続きは、従事者向けの記事で解説します。
交付申請から確認書の受け取りまで
交付申請と添付書類
「従事者管理」の「犯罪事実確認書交付申請」から、対象の従事者を検索して申請します。事業名や事業所名で検索すると、表示された従事者をまとめて申請できます。申請では、従事者の区分に応じて、業務に従事することを示す書類を添付します。
・新規採用：内定通知書の写し
・現職者：雇用契約書または労働条件通知書の写し
・派遣労働者：労働者派遣契約書の写しなど（派遣労働者の氏名がわかるもの）
・業務委託やボランティア：業務委託契約書やボランティア契約書の写しなど
複数の書類は、zipファイルやPDFにまとめて登録できます。派遣契約書などでも、どの従事者のものかがわからない書類は認められないとされているため注意が必要です。
急な欠員で「いとま特例」を使う場合は、従事者情報の画面で設定します。
いとま特例の注意点は「急な欠員でも採用できる？日本版DBSの例外ルール「いとま特例」の正しい活用法と注意点」で解説しています。
急な欠員でも採用できる？日本版DBSの例外ルール「いとま特例」の正しい活用法と注意点
日本版DBSの例外ルール「いとま特例」を横浜の行政書士がわかりやすく解説します。急な欠員時に犯歴確認を待たずに採用できる条件、適用期間、1対1接触禁止などの実務上の…
差戻し・取下げ・確認書の確認
申請に不備があると差戻しの通知が届くので、修正して申請し直します。内定辞退などで確認が不要になった場合や、従事者から交付の中止要請があった場合は、「交付申請状況一覧」から申請を取り下げます。
確認書が交付されると通知が届き、「交付済み犯罪事実確認書一覧」から内容を確認します。確認書を開くときは、マイナアプリでの本人認証が必要です。
素案では、情報管理の観点から、スクリーンショットなどは行わないよう求めています。すべての認定時現職者の確認が終わったら、「届出管理」から完了の届出をします。
確認書の消去の期限と操作
確認書は、次の期間内に消去する必要があります。
・引き続き従事している方：確認日から5年後の年度末から30日（システムで自動的に削除）
・離職した方：離職などの日から30日以内
・採用しなかった方：従事開始予定日か交付日の遅い方から30日以内
・対象事業者でなくなった場合：該当しなくなった日から30日以内
離職や内定辞退のときは、従事者情報の「離職等の日」を更新します。ただし、それだけでは確認書は消えません。
「交付済み犯罪事実確認書一覧」から、消去希望日を入れて消去申請を行います。
消去申請ができるのは全権限者か犯歴閲覧者だけで、事務担当者ではできません。
認定後も続く管理
毎年、定期報告があります。認定日から1年が経過する日の前日の前月初日時点の情報で帳簿が自動的に作られるため、従事者の異動や退職は日ごろからシステムに反映しておきます。定期報告の具体的な手順は、素案では今後更新予定とされています。
公表されている名称や所在地、対処規程、情報管理規程を変えるときは、変更の届出が必要です。
担当者の情報は、届出をせずに変更できます。万が一、情報の漏えいが起きた場合は、システムから速報と確報を報告します。
まとめ：人事の動きとシステムの情報をそろえておきましょう
認定後は、従事者の登録、交付申請、確認書の消去、帳簿と定期報告と、こまもろうシステムでの手続きが続きます。
どれも、入社・異動・退職の情報がシステムに正しく反映されていることが前提です。
人事の手続きとシステムの更新を、同じ流れで行う仕組みを作っておきましょう。
日本版DBSの認定申請で行政書士に依頼できる業務については、「日本版DBSの認定申請、行政書士に依頼できる具体的業務とは？」もご覧ください。
日本版DBSの認定申請、行政書士に依頼できる具体的業務とは？
日本版DBSの認定申請で行政書士に依頼できる具体的業務を横浜の行政書士が詳しく解説します。申請書作成、児童対象性暴力等防止規程の整備、GビズID取得対応、現職者の犯…
学習塾・スポーツ教室・習い事教室などを運営されている事業者さまで、「認定後の運用ルールを整えたい」「確認書の管理や消去の手順を相談したい」という場合は、行政書士モアナ法務事務所までお気軽にご相談ください。オンラインで全国からご相談いただけます。どんな段階でもご連絡ください。
